在現代企業的資安架構中，DLP（Data Loss Prevention，資料防洩漏）早已不是單一技術解決方案，更是一套涵蓋風險管理、資料治理與合規控管的全方位策略。
許多企業將 DLP 導入責任交由 IT 團隊全權處理，卻忽略了真正掌握資料的人，往往是 HR、法務、財務、以及法遵等業務部門。而資料外洩的風險，也常常來自日常業務操作的細節疏忽。
本篇文章將說明，為什麼 DLP 不只是 IT 的事，並說明 HR 與法遵單位應該如何參與資料保護策略設計，打造真正有效的跨部門資安合作模式。
DLP 是什麼？為什麼不只 IT 部門需要關注？
DLP 的核心目的是防止敏感資料落入未授權對象手中，這些資料可能包括：
- 員工個資、人事紀錄、薪資清單（HR）
- 合約、稅務資料、財報（財務）
- 合規性報告、內部稽核資料（法遵）
- 知識產權、研發圖紙（研發/法務）
雖然 DLP 系統由 IT 團隊建置與維護，但「什麼是敏感資料、誰能存取、何時應阻擋」的定義，必須由資料實際使用單位共同決策與管理。
HR、法遵、法務單位在資料保護中的角色
| 部門 | 常見敏感資料類型 | 在 DLP 中的角色 |
|---|---|---|
| HR | 員工個資、健康紀錄、離職報告 | 協助定義個資範疇與存取政策 |
| 法遵 | 合規性文件、稽核資料、內控制度 | 設定合規要求，檢視 DLP 記錄與報告 |
| 法務 | 合約、授權協議、專利申請書 | 評估敏感文件分類與政策例外狀況 |
| IT | 系統權限控管、資料流追蹤、事件處理 | 提供技術平台與落實自動化策略 |
✅ 結論：IT 負責執行，業務單位負責定義資料與風險。
企業常見資料風險場景：從人資文件到合約外洩
- HR 誤將含身份證字號的 Excel 上傳到雲端硬碟分享給外部廠商
- 財務部門將預算報表寄給錯誤對象，包含尚未公開資訊
- 法務將尚未簽署的合約草稿寄出，造成合約內容提前曝光
- 員工離職前複製整份人事系統資料至 USB 帶出公司
這些情境不是來自駭客，而是來自日常操作的不當或無心行為。若無 DLP 控管與稽核，將無法即時發現、阻擋、追溯。
DLP 策略設計中的跨部門參與要點
- 盤點與分類資料：由業務部門協助定義資料敏感程度
- 例如 HR 協助界定「員工個資」包含哪些欄位？是否需特殊加密？
- 訂立政策規則：跨部門共同制定存取與傳輸規則
- 例如：機密合約僅限內部 Email 傳送，不可轉寄外部、不可上傳個人雲端。
- 訂定例外與通報流程：避免業務流程中斷
- 提供例外請求機制與事件回報流程，減少封鎖造成業務阻力。
- 設定角色責任與回饋機制：DLP 成為內控流程一環
- 定期審查策略效果，HR/法遵參與報表審查與風險討論。
如何讓資料保護成為全公司文化的一部分？
✅ 高層倡議：將資料保護納入 ESG、法遵、資安目標，由 CEO/CIO/CISO 支持推動。
✅ 政策透明：明確定義何為機密資料、怎樣的行為會觸發通報，避免灰色地帶。
✅ 角色培訓：定期為 HR、法務等部門辦理 DLP 實務教育，讓非技術部門也能理解 DLP 作用與責任。
✅ 整合內部流程：將 DLP 系統偵測到的事件納入 HR 離職流程、稽核流程、法遵報告流程中。
結語：DLP 是風險控管與合規治理的基礎建設
資料外洩的風險不只來自駭客，更來自於內部人員操作的每一個細節。DLP 是企業預防風險、達成合規的強大工具，但必須打破「只屬於 IT」的迷思，讓業務部門參與資料分類、政策制定與事件處理，才能真正發揮價值。
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